La gestion quotidienne d’un portefeuille de copropriétés implique de suivre simultanément les comptes, les appels de fonds, les fournisseurs, les travaux ou encore les sinistres. Lorsque les informations sont dispersées entre plusieurs supports, chaque recherche peut rapidement faire perdre du temps.

Neoteem propose justement un environnement destiné aux professionnels de l’immobilier et de la copropriété. Centralisation des dossiers, comptabilité, suivi des règlements ou travail collaboratif : plusieurs fonctionnalités visent à structurer le quotidien des syndics.

Neoteem centralise les informations de chaque copropriété

L’un des principaux intérêts de Neoteem réside dans la centralisation des données. Chaque immeuble peut disposer d’un dossier regroupant notamment les lots, copropriétaires, contrats, fournisseurs, travaux et sinistres.

Pour un cabinet gérant plusieurs copropriétés, cette organisation permet de retrouver les informations dans un environnement commun plutôt que de multiplier les fichiers ou les archives parallèles.

L’historique associé aux dossiers apporte également davantage de continuité lorsque plusieurs collaborateurs interviennent sur un même portefeuille.

Une gestion de la comptabilité adaptée aux copropriétés

Le logiciel intègre des fonctionnalités spécifiquement liées à la comptabilité de copropriété. Neoteem permet notamment de travailler en comptabilité d’engagement, de ventiler les charges selon les clés de répartition et de suivre les dettes et créances.

Le syndic peut ainsi retrouver dans son environnement de travail :

  • Le plan comptable de la copropriété
  • Les écritures comptables
  • La ventilation des différentes charges
  • Les dettes envers les fournisseurs
  • Les créances des copropriétaires
  • Les avances et les fonds travaux
  • La préparation des annexes réglementaires

Cette centralisation facilite le suivi comptable au fil de l’exercice et la préparation des éléments nécessaires lorsque la clôture approche.

Appels de fonds et impayés : quel suivi propose le logiciel ?

La gestion des appels de provisions représente une autre fonction importante pour un syndic. Ce logiciel permet de gérer les appels, les encaissements et les rappels afin de suivre la situation des différents comptes.

Le gestionnaire peut ainsi identifier les copropriétaires dont les comptes sont à jour et ceux présentant un retard de paiement.

Cette visibilité facilite également le suivi de la trésorerie de la copropriété. Plutôt que d’attendre la clôture pour identifier certaines difficultés, les équipes disposent d’informations permettant de suivre les créances au cours de l’exercice.

Neoteem facilite-t-il le travail entre plusieurs collaborateurs ?

Neoteem fonctionne dans un environnement cloud. Plusieurs collaborateurs ou agences peuvent donc accéder à la solution, avec des droits adaptés à leurs fonctions, par exemple en gestion, en comptabilité ou en direction.

Cette organisation peut être particulièrement intéressante lorsqu’un portefeuille est partagé entre plusieurs membres d’une équipe.

Le logiciel prévoit également la standardisation de certaines opérations répétitives, avec notamment des modèles de courriers, des éditions en série et des exports comptables.

L’automatisation ne remplace donc pas le travail du gestionnaire. Elle concerne surtout certaines tâches répétitives afin de conserver davantage de temps pour le suivi des dossiers et les échanges avec les copropriétaires.

Quelle place pour les copropriétaires et conseils syndicaux ?

La solution est complétée par Lojii, une interface en ligne reliée à ce logiciel. Elle permet aux copropriétaires et aux conseils syndicaux d’accéder à différentes informations concernant leur immeuble.

Ils peuvent notamment y retrouver certains documents, comme les procès-verbaux, règlements ou appels de fonds. L’interface prévoit également la consultation d’informations liées à la copropriété et le suivi de certains dossiers concernant les travaux, les sinistres ou les interventions.

Cette mise à disposition directe des informations peut limiter certaines demandes répétitives adressées au cabinet par téléphone ou par e-mail.

Quels points regarder avant d’utiliser Neoteem ?

Comme pour tout logiciel métier, les fonctionnalités disponibles ne suffisent pas à déterminer si la solution correspond à l’organisation d’un cabinet. Le paramétrage et la manière dont les équipes utilisent l’outil jouent également un rôle important.

Avant d’intégrer Neoteem, un syndic peut notamment s’intéresser à la structuration de son plan comptable, à ses clés de répartition, à ses modèles d’appels de fonds ou encore aux droits attribués aux différents collaborateurs.

Copro’Assist indique d’ailleurs utiliser cette solution dans le cadre de ses prestations auprès des syndics et pouvoir intervenir directement dans leur environnement pour la comptabilité, les rapprochements, les régularisations ou les travaux de clôture.

Bien paramétré et intégré aux processus du cabinet, ce logiciel rassemble ainsi plusieurs fonctions importantes du métier de syndic : centralisation des copropriétés, suivi comptable, gestion des appels de fonds et accès partagé aux informations. L’enjeu reste ensuite d’adapter son utilisation à l’organisation et au portefeuille de chaque structure.