Confier la gestion de ses appels médicaux à un centre situé à des milliers de kilomètres peut sembler contre-intuitif pour un praticien habitué à travailler avec une secrétaire sur place. Pourtant, le télésecrétariat médical à Madagascar s’est imposé comme une réalité du quotidien pour un nombre croissant de cabinets français. Le principe repose sur un constat simple : les compétences nécessaires à la gestion d’un standard médical ne dépendent pas de la localisation géographique de l’opératrice mais dépendent de sa formation, de son encadrement et de l’organisation du centre qui l’emploie.

Nosycom, le télésecrétariat médical qui accompagne les cabinets français à Madagascar

Nosycom opère depuis Antananarivo depuis plus de 25 ans. Ce centre d’appel spécialisé a développé un pôle dédié au télésecrétariat médical à Madagascar pour s’intégrer facilement au fonctionnement quotidien des cabinets et cliniques en France.

Les télésecrétaires sont recrutées à un niveau bac+4 minimum et formées aux spécificités du secrétariat médical français. Elles gèrent les agendas, distinguent les appels urgents des demandes courantes et transmettent les messages selon les consignes propres à chaque praticien, le tout en français courant, avec un ton professionnel et naturel.

L’un des grands avantages est que le décalage horaire avec la France ne dépasse pas une heure ; les appels sont pris en charge de 7h30 à 18h en semaine et le samedi matin, ce qui couvre les plages les plus sollicitées dans un cabinet médical.

Comment fonctionne le télésecrétariat médical concrètement ?

Le fonctionnement de ce type de service est particulièrement simple et efficace, quel que soit le taux de personnalisation de la demande.

Le médecin paramètre un transfert d’appel depuis sa ligne fixe vers le centre. Il choisit entre un renvoi systématique ou un renvoi sur non-réponse (après quelques sonneries sans décroché). Les patients composent le numéro habituel du cabinet et tombent sur une télésecrétaire qui se présente au nom du médecin.

Les consignes sont formalisées dès le début de la collaboration. Le praticien précise ses créneaux de consultation, les motifs d’appels à transférer immédiatement, les informations à collecter pour chaque prise de rendez-vous et les messages types à transmettre. Ces consignes sont consultées en permanence par les opératrices et mises à jour à chaque changement d’organisation.

Le médecin reçoit un compte rendu régulier (quotidien ou hebdomadaire selon sa préférence) détaillant le nombre d’appels traités, les rendez-vous pris et les messages en attente. Ce suivi lui permet de garder la main sur l’activité téléphonique de son cabinet sans y consacrer de temps.

Qu’en retirent les médecins au quotidien ?

Les praticiens qui adoptent le télésecrétariat médical depuis Madagascar constatent deux avantages rapides : 

  • La réduction des appels manqués : les patients obtiennent une réponse dès leur premier appel, ce qui réduit les rappels multiples et les messages de mécontentement ;
  • Le confort de consultation : le téléphone ne sonne plus pendant les rendez-vous, le médecin reste concentré sur le patient en face de lui.

Par ailleurs, l’aspect financier est à prendre en compte car le coût mensuel d’un service externalisé reste inférieur à celui d’un poste de secrétaire à mi-temps en France, avec une couverture horaire plus large et aucune gestion de congés ou d’absences à anticiper. Pour un médecin libéral, la charge est fixe, prévisible et sans engagement salarial !

Vous souhaitez découvrir le télésecrétariat médical ? Faites appel à Nosycom. Ce centre d’appel spécialisé basé à Madagascar saura répondre à vos besoins en vous proposant un devis gratuit pour un service personnalisé.